Assistant de direction (m/f)

CDI, avec entrée dans les meilleurs délais possibles

Postuler

Qui sommes-nous ?

L’Institut de la Propriété Intellectuelle Luxembourg G.I.E. (www.ipil.lu) a été créé en août 2014 sur base d’une décision des ministres réunis en Conseil, afin de favoriser le développement de la propriété intellectuelle pour les besoins de l’économie du Luxembourg. L’IPIL est constitué d’une équipe pluridisciplinaire de 14 collaborateurs en charge des activités à destination du public luxembourgeois et des activités internationales de l’Institut.

Description du poste

En tant qu’assistant(e) de direction, vous travaillerez directement sous l’autorité du directeur général, et vous apporterez également votre soutien aux différentes activités opérationnelles de l’institut.

Plus concrètement, vos tâches seront les suivantes :

1. Réception, travaux de secrétariat administratif et support direct du Directeur Général :

• Réception : Standard téléphonique, accueil des visiteurs, gestion des courriers, fax …
• Support à l’organisation des rendez-vous et réunions de l’IPIL (salles, catering), la gestion des agendas, la préparation et l’organisation des réunions, des déplacements des collaborateurs, etc.
• Gestion de la documentation et de l’archivage.
• Travaux de secrétariat.
• Assistance du directeur : contacts, agenda, support pour la préparation des réunions y compris ceux du conseil de gérance et de l’assemblée générale (organisation et éventuellement participation aux réunions pour prise de notes et rédaction des procès-verbaux) …

2. Support aux activités de communication de l’IPIL :

• Réalisation de tâches opérationnelles et spécifiques liées aux activités de communication de l’IPIL, dont notamment la communication avec les agences, le support à la communication à travers le site Internet de l’IPIL, les réseaux sociaux et via les partenaires de l’IPIL.
• Support à l’organisation des évènements de l’IPIL, à savoir les conférences, les séminaires, les formations, (co-)organisés par l’IPIL.
• Support opérationnel pour la gestion d’une base de données des contacts de l’IPIL.

3. Support à la gestion administrative et financière de l’Institut :

• Support ponctuel du responsable administratif et financier pour la gestion administrative et financière.

4. Support à la gestion des infrastructures :

• Support opérationnel de la gestion des infrastructures de l’IPIL et de la relation avec les sous-traitants.
• Support opérationnel pour la gestion des achats (y compris ceux via des marchés publics), le suivi des stocks et de l’inventaire de l’Institut.

Qualifications et qualités attendues

• Niveau bac ou bac+2 option commerciale, bureautique, secrétariat Expérience dans fonction similaire constitue un avantage.

• Excellentes capacités de communication en langue française et anglaise, l’allemand et le luxembourgeois seront considérés comme un atout.

Type de contrat

CDI, avec entrée dans les meilleurs délais possibles

Conditions

Horaire de travail flexible, 32 jours de congé de récréation, tickets restaurant, salaire en fonction de l’expérience

Si ce poste vous intéresse

Adressez votre CV accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse : recrutement@ipil.lu