1. Généralités

L’Institut de la Propriété Intellectuelle Luxembourg G.I.E. (IPIL G.I.E.), dont le siège social est situé au 134, route d’Arlon, L-8008 Strassen, Luxembourg, considère la protection des données personnelles comme un sujet de la plus haute importance. Cette notice a pour objectif de vous informer, en toute transparence, des situations dans lesquelles nous collectons vos données personnelles et de l’utilisation que nous en faisons.

Cette notice ne concerne que les catégories de personnes physiques suivantes:

  • Les bénéficiaires de l’IPIL G.I.E., clients ou bénéficiaires à titre gracieux.
  • Les contacts de l’IPIL G.I.E.
  • Les internautes abonnés à la newsletter de l’IPIL G.I.E.
  • Les internautes qui naviguent sur les pages web de l’IPIL G.I.E.
  • Les fournisseurs de l’IPIL G.I.E.
  • Les candidats à un poste ou un stage à l’IPIL G.I.E.

2. Les finalités du traitement de vos données personnelles

L’Institut de la Propriété Intellectuelle Luxembourg G.I.E. est responsable de la collecte, du traitement et de la conservation des données personnelles que nous obtenons et qui vous concernent.

Vos données personnelles sont collectées, utilisées ou conservées par nos soins ou sous notre responsabilité aux seules finalités suivantes :

  • Relativement à la délivrance de prestations de services payantes ou gratuites par l’IPIL G.I.E., en ligne, par téléphone ou en présentiel, y compris les formations et les conférences : la gestion administrative et/ou financière des prestations, la gestion opérationnelle et l’exécution des prestations.
  • Prospection.
  • Relativement à la contribution à des projets internationaux : la gestion administrative et financière des contributions à projet, la gestion opérationnelle et l’exécution des contributions à projet.
  • Gestion des relations publiques et des contacts.
  • Navigation sur les pages web publiées par l’IPIL G.I.E., notamment les pages dont l’accès est restreint par un système d’authentification.
  • Calcul de statistiques anonymes relatives à l’accès et à la navigation aux pages web publiées par l’IPIL G.I.E.
  • Prévention des accès frauduleux ou malveillants aux systèmes informatiques de l’IPIL G.I.E., notamment aux pages web publiées par l’IPIL G.I.E.
  • Relativement à la fourniture de biens ou de services à l’IPIL G.I.E. : la gestion administrative et/ou financière des fournitures, la gestion opérationnelle des fournitures (réception, SAV…).
  • Recrutement de personnel stagiaire ou contractuel.

3. Les données personnelles collectées par l’IPIL G.I.E.

Les données personnelles que nous pouvons collecter à votre sujet sont limitées aux catégories suivantes :

  • Vos données d’identification, notamment vos nom, prénom, adresse e-mail, adresse postale ou numéro de téléphone.
  • Vos données financières en cas d’une relation commerciale nous liant à vous, soit en tant que client, soit en tant que fournisseur de biens ou de services.
  • Les données confidentielles que vous pourriez nous exposer dans le cadre de nos prestations de sensibilisation, d’accompagnement et de documentation stratégique centrées sur vos attentes en matière de propriété intellectuelle.
  • Les données personnelles que vous nous fournissez par voie électronique, en utilisant l’un de nos moyens de contact électroniques, y compris les outils de conférence ou de réunion en ligne, notamment les données relatives à vos attentes en matière de PI ou les données que vous nous fournissez relatives à votre connaissance et votre compréhension de la PI.
  • Votre adresse IP en cas de navigation sur nos pages web ou lorsque vous vous connectez à une conférence ou une réunion en ligne organisée par l’IPIL G.I.E.
  • Vos données relatives à votre parcours scolaire ou professionnel en cas d’une procédure de recrutement pour un poste en stage ou en contrat de travail.

4. La licéité du traitement des données personnelles à l’IPIL G.I.E.

Le traitement des données personnelles réalisées par l’IPIL G.I.E. est réalisé conformément aux exigences du RGPD ; en particulier pour les seules finalités mentionnées au point 2 de ce document. De plus, selon ses finalités, le traitement est légalement fondé :

  • Sur votre consentement ;
  • Sur le fait que ce traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat de prestations de service ;
  • Sur le fait que ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle l’IPIL G.I.E. est soumis ;
  • Sur l’intérêt légitime de l’IPIL G.I.E. :
    • De réaliser sa mission de relations publiques.
    • D’assurer la sécurité de son système d’information, notamment de ses pages web, contre toute action frauduleuse ou malveillante y compris mais sans limitation les tentatives de blocage par déni de service ou les tentatives d’intrusion frauduleuses.

5. Les destinataires de vos données personnelles

L’IPIL G.I.E. veille à ce que vos données personnelles soient traitées avec le niveau de confidentialité requis et par les seules personnes habilitées à le faire.

Dans le cadre strict des finalités énoncées ci-dessus, tout ou partie de vos données personnelles peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivants :

  • Fiduciaire et auditeurs financiers (données personnelles des clients et des fournisseurs de l’IPIL G.I.E.).
  • Commission Européenne (données personnelles des parties prenantes sur les projets européens).
  • Partenaires accueillant les évènements de l’IPIL G.I.E.
  • Sous-traitant informatique pour la gestion technique du serveur de fichiers de l’IPIL G.I.E. et des boîtes email de l’IPIL G.I.E. ainsi que des services d’administration systèmes et réseaux relatifs à ces dispositifs, notamment les sauvegardes (données personnelles contenues dans les documents électroniques de l’IPIL G.I.E., en particulier les emails et les fichiers de l’IPIL G.I.E.).
  • Sous-traitant informatique des services d’hébergement et de sauvegarde des sites web de l’IPIL G.I.E. (adresse IP, données d’authentification pour naviguer sur des pages web à accès restreint).
  • Sous-traitant de service informatique pour la gestion des inscriptions aux évènements de l’IPIL G.I.E. (coordonnées des inscrits).

6. Les durées de conservation de vos données personnelles

La durée de conservation de vos données personnelles varie selon les finalités poursuivies par le traitement de ces données. En tout état de cause, elle ne pourra excéder la durée nécessaire à la réalisation de ces finalités.

7. Vos droits concernant vos données personnelles

Conformément aux dispositions de la législation applicable, vous avez le droit :

  • D’accéder aux données personnelles vous concernant.
  • D’obtenir la rectification de vos données personnelles inexactes ou incomplètes.
  • De faire effacer vos données personnelles dans les limites prévues par la loi.
  • De demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
  • De vous opposer au traitement de vos données personnelles.

Afin d’exercer les droits mentionnés précédemment, vous pouvez contacter l’IPIL G.I.E. par email à l’adresse privacy@ipil.lu ou par courrier postal. Nous serons éventuellement amenés à vérifier votre identité ; nous pourrions aussi vous demander de nous fournir un complément d’information si cela était nécessaire pour répondre à votre demande.

Vous pouvez également introduire une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données, 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette.